Facturación electrónica (CFDI)

Configura tus datos fiscales y tu CSD, timbra facturas para tus pacientes y cancélalas.

Tooth Buddy timbra facturas CFDI 4.0 ante el SAT para tus pacientes, con PDF y XML. Es solo para clínicas en México y viene en todos los planes con un número de facturas al mes.

Quién puede: el Propietario(a) y el Administrador(a) configuran la facturación en Mi clínica. Recepción y los dentistas pueden emitir facturas al cobrar o al terminar una visita.

Configurar la facturación

Las facturas salen a nombre de tu clínica, con tu RFC: Tooth Buddy no factura ni firma por ti. Todo lo que se pide es de tu RFC (si eres persona física, el tuyo como dentista). Ten a la mano:

Tu Constancia de Situación Fiscal.
Tu certificado de sello digital (CSD): archivo .cer, archivo .key y su contraseña (ver Cómo obtener tu CSD abajo).
Tu e.firma (FIEL): su .cer, su .key y su contraseña, para firmar la Carta Manifiesto. Son archivos distintos a los del CSD.

Ve a Mi clínica → Cobros y facturación, en Facturación electrónica (CFDI) activa Emitir CFDI a pacientes (se guarda solo).
Escribe tu Razón social tal como aparece en tu Constancia de Situación Fiscal, tu Régimen fiscal y tu Código postal fiscal.
Elige el IVA de los servicios: Exento (servicios profesionales de salud) o IVA 16% incluido en el precio, la Serie y la Clave SAT del servicio (ver abajo). Tus datos fiscales se guardan solos en cuanto están completos; mientras falte algo, abajo te dice qué (por ejemplo, El código postal fiscal tiene 5 dígitos).
En Certificado de sello digital (CSD) sube tu archivo .cer, tu archivo .key y la Contraseña del CSD. Toca Subir certificado.
En 3. Carta Manifiesto toca Firmar Carta Manifiesto: se abre la página de Facturapi, el proveedor que timbra tus facturas. Sube ahí el .cer y el .key de tu e.firma, escribe su contraseña y toca Firmar Carta Manifiesto. Vuelve a Tooth Buddy y toca Ya la firmé, revisar.

Arriba de la tarjeta, 1. Datos fiscales, 2. Certificado de sello digital (CSD) y 3. Carta Manifiesto te dicen si cada paso está Listo (con tu régimen y CP, o la fecha en que vence tu certificado), pendiente o con error. Cuando todo está bien verás Lista para timbrar. Si el SAT o Facturapi rechazan tus datos o tu certificado, el paso queda en rojo con el motivo aunque cierres la página. Corrige lo que dice y vuelve a intentarlo; si no sabes qué significa, mándanos ese mensaje.

¿Qué es la Carta Manifiesto? El SAT pide que cada contribuyente que factura autorice por escrito al proveedor certificado (PAC) que timbra sus CFDI. Se firma una vez por RFC, con tu e.firma, y la firma tu clínica: nadie puede firmarla por ti. Facturapi no guarda tus archivos de la e.firma.

Consejo: el CSD no es tu e.firma (FIEL). En el paso 2 va el CSD; la e.firma solo se usa en el paso 3. Si eliges tu e.firma por error en el paso 2, la tarjeta te lo avisa antes de subirla. Los archivos y la contraseña del CSD se envían a Facturapi; Tooth Buddy no los guarda.

Cómo obtener tu CSD

Si todavía no tienes un CSD, lo tramitas gratis con tu e.firma. En la tarjeta, ¿Cómo obtengo mi CSD? tiene los enlaces.

Descarga la aplicación Certifica del SAT, elige «Solicitud de Certificado de Sello Digital» y firma con tu e.firma. Ahí creas la contraseña del CSD y obtienes tu nuevo archivo .key y un archivo .sdg.
Entra a CertiSAT Web con tu e.firma y en «Envío de solicitud de certificados de sello digital» sube el .sdg.
En «Recuperación de certificados» descarga tu .cer. Sube en Tooth Buddy ese .cer, el .key de Certifica y la contraseña que creaste.

Importante: el .sdg es solo la solicitud, no el certificado, y el .cer de tu e.firma tampoco sirve. Si eliges cualquiera de los dos, la tarjeta te dice qué paso falta.

Confirma con tu contador qué IVA y qué clave de producto te corresponden.

Dónde encontrar tus datos fiscales

Todos vienen en tu Constancia de Situación Fiscal. Descárgala gratis en el portal del SAT con tu RFC y contraseña o tu e.firma, o en la app SAT Móvil. En la tarjeta de facturación, ¿Dónde encuentro estos datos? te lleva directo a ella.

Razón social: en la página 1, «Datos de Identificación del Contribuyente». Si eres persona física, es tu nombre y apellidos; si la clínica es una empresa, la «Denominación/Razón Social». No hace falta quitar el «S.A. de C.V.» o el «S.C.»: lo quitamos nosotros, como pide el CFDI 4.0.
Régimen fiscal: en la sección «Regímenes», casi al final. Es como te tiene registrado el SAT. Elige en la lista el que tenga el mismo nombre; si tienes varios, usa con el que cobras tus servicios dentales. Lo más común es 612 Personas Físicas con Actividades Empresariales y Profesionales o 626 RESICO para un dentista, y 601 General de Ley Personas Morales para una clínica constituida como empresa.
Código postal fiscal: en «Datos del domicilio registrado» → «Código Postal». Debe ser el de la constancia, aunque tu consultorio esté en otro lugar.
Clave SAT: es la clave del servicio que facturas y no viene en la constancia. Elígela en la lista (ver la siguiente sección).

Qué clave SAT usar

En Clave SAT del servicio te proponemos las claves dentales del catálogo del SAT:

Clave	Servicio	Para
85122001	Servicios de odontólogos (dentistas)	Consultas, resinas, coronas, endodoncias, prótesis y la mayoría de los tratamientos. Es la recomendada.
85122000	Servicios dentales	La clave general de la familia dental.
85122002	Servicios de higienistas dentales	Limpieza, profilaxis, selladores y flúor.
85122004	Servicios de cirujanos orales y maxilofaciales	Extracciones, terceros molares, implantes y cirugía oral.
85122005	Servicios de ortodoncia	Brackets, alineadores y mensualidades de ortodoncia.

Con Usar la clave de cada tratamiento encendido (así viene), cada concepto de la factura lleva su clave: la limpieza 85122002, las extracciones e implantes 85122004 y la ortodoncia 85122005. Los demás tratamientos usan la clave que elegiste. Si tu contador prefiere una sola clave para todo, apágalo. Si te indicó otra, elige Otra clave… y escribe sus 8 dígitos.

Consejo: si el SAT rechaza una factura por el nombre, el régimen o el código postal, revisa que coincidan letra por letra con tu constancia más reciente.

Datos del paciente

En el perfil del paciente, en sus datos fiscales, captura su RFC, Código postal fiscal, Régimen fiscal y Uso de CFDI (normalmente D01 Honorarios médicos, dentales y gastos hospitalarios). Si factura a nombre de otra persona o empresa, escribe el Nombre o razón social para facturar.

El Régimen fiscal es obligatorio: el SAT lo compara con el RFC del paciente, así que cópialo de su Constancia; Tooth Buddy no lo adivina. Solo se ofrecen los usos que ese régimen permite:

D01 (deducible para el paciente) es para personas físicas que declaran, como 605 Sueldos y Salarios o 612.
Una empresa (RFC de 12 caracteres) usa G03 Gastos en general.
Con 616 Sin obligaciones fiscales, o con el RFC genérico XAXX010101000 (público en general), el único uso es S01 Sin efectos fiscales.

Si algo no cuadra, Generar Factura (CFDI) te dice qué corregir antes de timbrar.

Emitir una factura

Al cobrar o al terminar la visita, abre Generar Factura (CFDI).
Elige los tratamientos, la Forma de Pago y el Uso de CFDI.
Toca Generar Factura.

La factura se timbra al momento: verás el Folio y el UUID Fiscal, con Descargar PDF y Descargar XML. Si el paciente tiene correo, se la enviamos.

En Registros y facturación, la visita toma el folio solo y aparece como Timbrada (o Enviada al paciente si se le mandó por correo). Si la cancelas, aparece como Cancelada.

Facturas del mes

Cada factura timbrada cuenta contra las facturas de tu plan (50, 150 o 500 al mes). Ves lo que llevas en Mi clínica y en Suscripción. Si se acaban, compra un paquete de +100 facturas CFDI en Suscripción.

Cancelar una factura

El Propietario(a) o el Administrador(a) la cancelan en Registros y facturación: en el menú (⋯) de la visita con factura Timbrada, toca Cancelar factura, elige el Motivo del SAT (02 Comprobante emitido con errores sin relación, 03 No se llevó a cabo la operación o 04 Operación nominativa relacionada en una factura global), agrega una Nota si quieres y toca Cancelar factura. El registro aparece como Cancelada. Algunas cancelaciones necesitan que el paciente las acepte en el portal del SAT. Para sustituirla por otra factura (motivo 01), timbra primero la nueva y cancela la anterior desde Facturapi.