Mensajes automáticos
Tooth Buddy invita solo a regresar a tus pacientes (revisión, inactivos, citas perdidas, tratamientos pendientes, cumpleaños, membresías) y te muestra cuántos regresaron.
Con los Mensajes automáticos (plan Clínica Pro), Tooth Buddy escribe solo a tus pacientes en el momento indicado: cuando ya les toca su revisión, cuando dejaron de venir, cuando faltaron a una cita, cuando tienen un tratamiento pendiente, en su cumpleaños o cuando su membresía está por vencer. El mensaje lleva un enlace donde el paciente elige día y hora y agenda en un minuto, sin llamar ni llenar datos. En Seguimiento a pacientes → Automático ves cuántos regresaron, comparado con un grupo de control que no recibió mensaje.
Quién puede: el Propietario(a) y el Administrador(a) lo activan en Mi clínica. Los resultados los ve quien tiene acceso a Seguimiento a pacientes.
Activarlo
- Ve a Mi clínica → Pacientes y agenda → Mensajes automáticos.
- Activa los mensajes que quieras; al activar uno ves cómo se ve:
- Revisión pendiente: a quienes ya les toca su revisión y no tienen cita.
- Pacientes inactivos: su revisión venció hace más de 6 meses y vinieron en los últimos 2 años. Un mensaje cada vez que se alejan.
- Citas perdidas: al día siguiente de que faltan o cancelan una cita, si no reagendaron.
- Tratamientos pendientes: aceptaron un presupuesto hace 14 días o más, falta parte del plan y no tienen cita. El mensaje no dice qué tratamiento.
- Cumpleaños: una felicitación el día de su cumpleaños.
- Renovación de membresía: cuando a su membresía le quedan 14 días o menos.
- Elige Por dónde: WhatsApp (sale por el Conector de tu clínica) y/o Correo. Si el Conector no está en línea, se envía el correo.
- Se guarda solo (abajo ves Guardado).
Opciones:
- Segundo mensaje (en Revisión pendiente y Tratamientos pendientes): si el paciente no agendó con el primero, otro mensaje a los 7, 14 o 21 días (o No enviar). Nunca más de dos por ocasión.
- Máximo por día: cuántos mensajes nuevos salen al día entre todos (20, 50, 100 o 200), para no saturar a recepción ni tu WhatsApp. Las citas perdidas, los cumpleaños y las membresías salen primero, porque tienen fecha.
- Grupo de control: un porcentaje de pacientes, al azar, que no recibe mensaje (0%, 5%, 10% o 20%). Sirve para saber cuántos habrían regresado de todos modos. No aplica a cumpleaños ni membresías. Recibirán el mensaje en la siguiente ocasión, o puedes contactarlos a mano desde Seguimiento.
- Pausar envíos: detiene todo sin perder la configuración.
A quién le escribe
En Revisión pendiente, a un paciente le toca su revisión cuando pasa el intervalo de Pedir regresar cada (en Seguimiento a pacientes, también en Mi clínica) desde su última limpieza o revisión; si nunca ha tenido una, desde su última visita.
Tooth Buddy le escribe solo si:
- su revisión venció hace menos de 6 meses y no tiene una cita agendada;
- aceptó promociones en tu aviso de privacidad, no está marcado No contactar y sus datos no están bloqueados;
- tiene WhatsApp o correo;
- nadie le escribió para invitarlo a regresar en los últimos 30 días (tampoco a mano desde Seguimiento). Las citas perdidas, los cumpleaños y las membresías no esperan esos 30 días.
Nunca recibe más de un mensaje automático al día.
No se envía en las horas sin mensajes de tus Recordatorios automáticos. Los mensajes por WhatsApp cuentan en los mensajes de WhatsApp de tu plan.
Los mensajes nunca mencionan tratamientos, diagnósticos ni montos. También trae No quiero recibir estos mensajes: si el paciente lo toca, deja de recibir promociones (los recordatorios de sus citas siguen llegando).
Lo que ve el paciente
Al abrir el enlace ve el nombre de tu clínica y tus colores, elige uno de los Próximos horarios o un día y una hora libres (una semana a la vez) y toca Agendar cita. Los horarios salen de tu configuración de Citas en línea (días, horario y duración), aunque no tengas tu página de citas en línea activa. Recepción recibe un aviso Revisión agendada desde un recordatorio y la cita aparece en la Agenda.
Si el paciente ya tiene una cita, el enlace se la muestra en lugar de los horarios. El enlace dura 30 días.
Hoy: a quién llamar
En Seguimiento a pacientes → Automático, A quién llamar hoy te muestra los pacientes que más vale la pena contactar hoy y por qué: Faltó o canceló y no reagendó, Tratamiento aceptado pendiente, Revisión vencida o Dejó de venir (los dos últimos, solo si aceptaron promociones). Nadie contactado en los últimos 30 días.
- Llamar abre el teléfono.
- Escribir prepara un mensaje que puedes editar; Redactar con IA lo escribe por ti (usa créditos de IA y solo conoce el nombre, tu clínica y el motivo). Revísalo y toca Enviar por WhatsApp: el paciente queda como contactado.
Resultados
Cuando los mensajes ya trajeron pacientes de vuelta, abajo ves una invitación a Referidos con Ir a Referidos.
En Seguimiento a pacientes → Automático:
- Les toca ahora, Con cita agendada, Al corriente e Inactivos: cuántos pacientes hay en cada situación.
- Pacientes contactados, Agendaron, Asistieron y Cobrado en esas visitas, para el periodo y el mensaje que elijas (o Todos los mensajes).
- ¿Cuántos habrían regresado de todos modos?: el porcentaje que agendó entre los contactados junto al del grupo de control, y la Diferencia en puntos. Esa diferencia es lo que el recall agrega. Con menos de 30 pacientes en cada grupo verás un aviso: la cifra todavía puede cambiar mucho.
- Abrieron el enlace, Por enviar, No se pudieron enviar y No se les escribió (con el motivo). Abrir el enlace no es un resultado: lo que cuenta es la cita.
Debajo ves Visitas agendadas por dentista (con quién se agendaron, cuántos asistieron y lo cobrado) y, si tienes varias sucursales, Por sucursal, con la misma comparación lado a lado.
Una cita cuenta si se agendó en los 30 días después del mensaje (o de entrar al grupo de control) y no se canceló, por cualquier medio: el enlace, una llamada o en recepción. Asistieron cuenta las que se completaron, y Cobrado suma los tratamientos de esas visitas.
Ver también Recordatorios, WhatsApp y avisos y Mi clínica.