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Cuenta del paciente y planes de pago

Saldo, abonos, anticipos, mensualidades, paquetes, membresías y pacientes con adeudo.

La cuenta del paciente te dice en un vistazo cuánto debe, cuánto ha pagado y cómo van sus mensualidades. Tooth Buddy la calcula sola a partir de los tratamientos, los cobros de recepción y los abonos que registres.

Ver la cuenta de un paciente

La cuenta del paciente (Tratamientos → Cuenta): saldo, Registrar abono, Plan de pagos y estado de cuenta

  1. Abre el expediente del paciente.
  2. Ve a Tratamientos → Cuenta.

Arriba verás el Saldo pendiente (o el saldo a favor, si pagó de más), el total de Tratamientos y lo Pagado. Debajo está el Estado de cuenta, con cada movimiento por Fecha, Concepto, Cargo, Pago y Saldo.

Los cobros hechos en recepción al terminar una visita aparecen solos, como Pago en recepción. Las visitas pagadas por una aseguradora no se cargan al paciente.

Quién puede: de forma predeterminada, todo el equipo de la clínica con permiso de cobrar (Propietario(a), Administrador(a), Odontólogo(a), Recepción y Asistente) ve la cuenta y registra abonos. La cuenta del paciente es una función del plan.

Registrar un abono o anticipo

  1. En Cuenta, toca Registrar abono.
  2. Escribe el Monto.
  3. En Tipo, elige:
  1. Elige la Forma de pago.
  2. Si el paciente tiene un plan de pagos, decide en Aplicar al plan de pagos si el pago va al plan o es un abono general (No (abono general)).
  3. Agrega Notas si hace falta y guarda.

Consejo: al cobrar una visita en recepción, la ventana de cobro muestra el Saldo de visitas anteriores, así puedes recordar al paciente lo que quedó pendiente. Ver Recepción: llegadas, cobro y corte de caja.

Crear un plan de pagos

Úsalo para tratamientos largos, como ortodoncia, que el paciente paga en mensualidades.

  1. En Cuenta, toca Plan de pagos. (Si viene de un presupuesto aceptado, usa Crear plan de pagos en el presupuesto; el total ya viene escrito.)
  2. En Nuevo plan de pagos, escribe el Nombre (por ejemplo, "Ortodoncia") y el Total.
  3. Indica el Enganche, el Número de pagos y la fecha del Primer pago.
  4. Revisa la vista previa con el monto de cada pago mensual.
  5. Toca Crear plan.

Cómo se aplican los pagos

Los pagos asignados al plan se aplican en orden: primero el enganche y después cada mensualidad. En Planes de pago verás, para cada plan, el monto Vencido, el Próximo pago con su fecha, o Liquidado cuando ya se pagó todo.

Si la clínica tiene activados los recordatorios automáticos, el paciente recibe un correo cuando una mensualidad está por vencer (dos días antes). Ver Recordatorios, WhatsApp y avisos.

Pacientes con adeudo

Hay tres formas de ver quién debe:

Quién puede: el total de lo que deben todos los pacientes solo lo ven quienes tienen permiso de ver ingresos (de forma predeterminada Propietario(a), Administrador(a) y Odontólogo(a)). El resto del equipo ve la lista de pacientes sin el total.

Cobros con tarjeta en línea

Con los planes Progreso y Clínica Pro, en Mi clínica → Cobros y facturación → Cobros con tarjeta en línea el Propietario(a) o el Administrador(a) toca Conectar con Stripe y llena el registro de la cuenta de la clínica en Stripe, ahí mismo en Tooth Buddy (datos de la clínica, del responsable y la cuenta bancaria donde recibirás el dinero). Puedes cerrar y volver después con Continuar el registro. Cuando veas Listo: ya puedes cobrar con tarjeta.:

El dinero llega a la cuenta de Stripe de la clínica. Stripe cobra su comisión por cada pago y Tooth Buddy el 1%.

Ya conectada, en la misma tarjeta: Depósitos muestra tu saldo en Stripe y los depósitos a tu banco, y Cuenta de Stripe deja cambiar la cuenta bancaria o los datos de la clínica. Si Stripe necesita algo más (un documento, una verificación), te lo avisa arriba de la tarjeta.

Si al tocar Conectar con Stripe ves que los cobros con tarjeta aún no están disponibles, el equipo de Tooth Buddy ya recibió el aviso; intenta de nuevo más tarde. Stripe solo ofrece estos cobros en algunos países (en Latinoamérica, México y Brasil): si tu clínica está en otro, te lo dice al conectar.

Reembolsar un pago con tarjeta

En el Estado de cuenta, junto a un pago con tarjeta en línea, el Propietario(a) o el Administrador(a) toca Reembolsar, escribe el Monto (de inicio, todo lo que queda) y el Motivo, y toca Reembolsar. El dinero regresa a la tarjeta del paciente desde la cuenta de Stripe de la clínica, y Tooth Buddy devuelve su 1%.

Los reembolsos hechos directamente en Stripe se reflejan igual en la cuenta del paciente.

Paquetes de tratamiento

Un paquete es un conjunto de tratamientos prepagados a un precio, por ejemplo «3 limpiezas y 1 blanqueamiento». Está incluido en todos los planes.

  1. En Mi clínica → Cobros y facturación → Paquetes de tratamiento (Propietario(a) o Administrador(a)), escribe el Nombre y el Precio, y si quieres la Vigencia (días) (vacío: no vence).
  2. En Qué incluye, elige cada tratamiento con su cantidad. Otro tratamiento agrega una fila.
  3. Toca Agregar paquete. Apaga A la venta para dejar de ofrecerlo.

Para venderlo, en Tratamientos → Cuenta del paciente elige el paquete y toca Vender paquete. Su precio se suma a la cuenta; registra el pago como siempre (Registrar abono, Plan de pagos o Enviar enlace de pago). Ahí mismo ves cuántas sesiones le quedan de cada tratamiento y puedes Cancelar el paquete.

Venta en línea: con los cobros con tarjeta activados (ver arriba), enciéndelo en un paquete para que tus pacientes lo compren desde su portal. Cuando pagan, el paquete y el pago aparecen solos en su cuenta y recepción recibe un aviso.

Cuando registras un tratamiento incluido en un paquete del paciente (en Agregar tratamiento o en la consulta), aparece Cubierto por el paquete ya marcado: ese tratamiento no se cobra aparte, ni en la cuenta ni al cobrar la visita en recepción. Desmárcalo si esta vez se cobra normal. Si cancelas un paquete, su precio sale de la cuenta y los tratamientos que ya usó se cobran a su precio normal.

Membresías

Con el plan Clínica Pro puedes vender membresías a tus pacientes. En Mi clínica → Cobros y facturación → Membresías (Propietario(a) o Administrador(a)) crea cada plan con Nombre, Precio, Cada (mes o año), Descuento % y Qué incluye, y toca Agregar. Apaga A la venta para dejar de ofrecer uno.

En Tratamientos → Cuenta del paciente, elige el plan y toca Asignar: su precio se suma a la cuenta; registra el pago como siempre. Con Venta en línea encendido (necesita los cobros con tarjeta), tus pacientes también la compran o renuevan desde su portal. Ahí verás su membresía, el descuento y cuándo Vence el. Si faltan 14 días o menos aparece Renovar, y en Mi clínica → Cobros y facturación → Membresías la lista Vencen en los próximos 14 días.

Mientras la membresía esté vigente, al escribir el Costo de un tratamiento (en la cita, en Consulta o en Agregar tratamiento) aparece Membresía …: 10% de descuento con el botón Aplicar −10%: el costo queda con el descuento y abajo ves el precio de antes. Toca Quitar para volver al precio normal. Un tratamiento cubierto por un paquete no lleva descuento (no se cobra).

Lo que ve el paciente

En su portal, el paciente ve su saldo pendiente y sus mensualidades, pero no los precios de cada tratamiento. Ver Portal del paciente.

Preguntas frecuentes

¿Se cuenta dos veces un pago hecho al terminar la visita? No. Los cobros de la visita y los pagos registrados en un tratamiento se cuentan una sola vez.

¿Qué pasa si el paciente pagó de más? El saldo aparece a favor y se descuenta de sus siguientes tratamientos.