Importar tus pacientes desde Excel: envíanos tus archivos

Envíanos tu lista (Excel, CSV, PDF o fotos), la importamos por ti, y combina duplicados.

Si ya tienes tu lista de pacientes en Excel, en otro sistema o en papel, no la captures tú: envíanosla y el equipo de Tooth Buddy la importa por ti. Después puedes combinar los registros que hayan quedado repetidos.

Envíanos tus archivos para importarlos

Ve a Pacientes y toca Enviar archivos (o Enviar mis archivos en el aviso del Tablero).
Toca Generar enlace. Puedes Abrir y subir archivos tú mismo o Copiar el enlace y mandárselo a quien tenga los archivos.
En la página del enlace toca Elegir archivos y sube todo lo que tengas.
Cuando termines, toca Ya envié todo.

Tu asesor de Tooth Buddy también puede mandarte este enlace por WhatsApp. El enlace vale 14 días; generar uno nuevo desactiva el anterior. Cuando ya hay suficientes importaciones, la ventana te dice en cuánto tiempo solemos tenerlas listas (Solemos tener tus pacientes importados en…, con los tiempos reales).

Si Tooth Buddy activó para tu clínica la importación por tu cuenta, el Propietario(a) y el Administrador(a) también ven Importar CSV o Excel en Pacientes para subir un archivo limpio ellos mismos. Los pacientes que ya existen (mismo correo o teléfono) no se duplican.

Qué archivos sirven

Sube tu lista como la tengas, hasta 20 archivos de 25 MB:

Excel (.xlsx) o CSV, por ejemplo el respaldo de tu sistema anterior.
PDF o fotos de tus expedientes o de tu libreta de pacientes.

Mientras más datos traiga (nombre, teléfono, correo, fecha de nacimiento, alergias, expediente), más completo queda cada paciente. Solo el nombre es obligatorio.

Consejo: en Excel, da formato de Texto a la columna de teléfonos antes de exportar. Si Excel los convirtió a notación científica (por ejemplo 5.51E+09), ya perdió dígitos: los guardamos en las notas para que los revises.

Qué pasa después

Leemos tus archivos y nuestro equipo revisa cada fila antes de importarla.
Cuando tus pacientes están en Tooth Buddy, te llega un correo y un aviso.
Si no podemos importar lo que mandaste (por ejemplo, un archivo repetido), también te avisamos, con cómo seguir: escríbenos en Soporte Tooth Buddy o vuelve a mandar los archivos con Enviar archivos.
Si un teléfono o una fecha no se pudo leer, el dato queda en las notas del paciente para que no se pierda nada. Si falta el teléfono, el paciente queda con "No registrado".
Si tienes calendarios conectados, Tooth Buddy busca en ellos las visitas pasadas de esos pacientes y las agrega a su historial. Ve a Conectar Google Calendar o iCal.

Privacidad: tus archivos se guardan cifrados en la cuenta de tu clínica. Solo el equipo de Tooth Buddy que hace la importación los revisa (tu asesor ve si ya llegaron, no su contenido), y los borramos 30 días después de importarlos. Si tu clínica tiene apagada la IA con datos de pacientes, los PDF y fotos se capturan a mano.

Nombres completos en una sola columna

Si tu archivo trae el nombre completo en una columna, al importarlo separamos nombre y apellidos con su mejor estimación (los dos últimos apellidos, y respeta partículas como "de la"). Esos pacientes quedan marcados para confirmar:

En la lista de Pacientes verás la etiqueta Confirmar nombre.
Abre al paciente. Arriba aparece un recuadro que te pide tocar el espacio donde termina el nombre y empiezan los apellidos.
Toca el espacio correcto, revisa Nombre(s) y Apellidos, y toca Guardar.

Si prefieres, también puedes corregir el nombre editando el perfil del paciente. Los nombres de una sola palabra no necesitan confirmación.

Combinar pacientes duplicados

Es común que una lista vieja tenga a la misma persona dos veces. Para limpiarla:

En Pacientes, toca Combinar duplicados.
Tooth Buddy muestra grupos de registros con el mismo nombre y el mismo teléfono, correo, fecha de nacimiento o expediente. En cada grupo ves cuál se conserva y qué datos se completan.
Elige los grupos que quieres combinar y toca Combinar.

Cada grupo queda como un solo paciente: lo que le faltaba a uno se toma del otro, y sus citas, tratamientos, cobros, documentos y radiografías se conservan. Si tenían distinto expediente, se conserva el número más antiguo (el menor) y el otro queda anotado en las notas. Los registros con datos que se contradicen, como dos fechas de nacimiento distintas, nunca se combinan.

Quién puede: Enviar archivos lo ven el Propietario(a) y el Administrador(a), igual que Combinar duplicados. La importación la hace el equipo de Tooth Buddy.

Para el día a día con tus pacientes, ve a Pacientes.