Seguridad y privacidad
Llaves de acceso, inicio con Google o Apple, auditoría y eliminación de pacientes.
La información de tus pacientes es delicada. Este artículo explica cómo protege Tooth Buddy el acceso a tu clínica, cómo puedes entrar de forma más segura y qué pasa cuando un paciente pide que se eliminen sus datos.
Quién ve qué
Cada persona tiene un rol (Propietario(a), Administrador(a), Odontólogo(a), Recepción, Asistente o Paciente) y solo ve lo que su rol permite:
- El equipo solo ve los datos de su propia clínica.
- De forma predeterminada, solo quien edita el expediente clínico (Propietario(a), Administrador(a) y Odontólogo(a)) puede cambiar tratamientos, odontograma y planes. Recepción y Asistente lo ven en modo de solo lectura.
- Los totales de ingresos solo los ve quien tiene ese permiso.
- Los especialistas externos solo ven a los pacientes que atienden.
- Cada paciente solo ve su propia información en el portal.
- El equipo de Tooth Buddy no ve a tus pacientes ni tus citas. Solo entra a tu clínica si le das un código de soporte, que vale 24 horas y puedes revocar. Ver Soporte.
El propietario puede ajustar los permisos de cada rol. Ver Equipo, roles y permisos.
Registro de cambios
Tooth Buddy guarda un registro de cada cambio que se hace en los datos: quién lo hizo, cuándo y qué cambió (el valor anterior y el nuevo). También se registran los inicios de sesión, los intentos fallidos, los cierres de sesión y los cambios de contraseña.
En el expediente clínico, un cambio que no se puede registrar no se guarda: verás un aviso y podrás intentarlo de nuevo. Además, cada noche revisamos que ningún documento firmado del expediente haya cambiado; si alguno cambió, el equipo de Tooth Buddy recibe un aviso de inmediato.
Quién consultó cada expediente
Además de los cambios, Tooth Buddy registra quién abrió el expediente de cada paciente y qué parte (tratamientos, documentos, odontograma, la lista de Consulta, recetas en PDF…), y también los intentos de abrirlo sin permiso. Es la trazabilidad de accesos que piden las normas del expediente clínico electrónico. El Propietario(a) lo ve en el expediente: toca el aviso de privacidad junto al nombre y revisa Accesos al expediente.
Sesiones inactivas
Si una sesión no se usa durante 8 horas, se cierra sola y hay que volver a iniciar sesión.
Datos personales de tus pacientes
Tu clínica es la responsable de los datos de sus pacientes y Tooth Buddy los trata por su encargo. Publica tu aviso de privacidad, recaba la firma de cada paciente y atiende sus derechos ARCO desde Privacidad. Ver Aviso de privacidad y consentimiento y Derechos ARCO de tus pacientes.
Conexión y respaldos
- Toda la comunicación con Tooth Buddy viaja cifrada por HTTPS.
- Antes de publicar cada nueva versión de Tooth Buddy, se hace un respaldo de la base de datos.
- Si tu dispositivo pierde internet, arriba aparece Sin conexión: lo que guardes en ese momento no llega a Tooth Buddy. Espera a que el aviso desaparezca y vuelve a guardar.
Inicios de sesión fallidos
Si alguien intenta adivinar una contraseña, después de varios intentos fallidos el inicio de sesión se bloquea por un tiempo para esa cuenta o esa conexión. Si te pasa a ti, espera unos minutos o usa ¿Olvidaste tu contraseña? para crear una nueva.
Verificación en dos pasos
En Mis preferencias → Verificación en dos pasos, toca Activar verificación en dos pasos. Escanea el código QR con una app de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…) y escribe el código de 6 dígitos que te muestra. Guarda los 10 códigos de recuperación: cada uno sirve una vez si pierdes tu teléfono, y no los volverás a ver.
Desde entonces, al iniciar sesión con contraseña, Google o Apple, o después de cambiar tu contraseña, te pedimos el código de tu app. Si entras con una llave de acceso no te lo pedimos, porque la llave ya cuenta como dos pasos. Para desactivarla, escribe un código y toca Desactivar.
El Propietario(a) puede exigirla a todo el equipo en Mi clínica → Equipo → Verificación en dos pasos (Exigir verificación en dos pasos al equipo). Quien no la tenga activada (ni una llave de acceso) solo podrá entrar a Mis preferencias para activarla.
Llaves de acceso (passkeys)
Con una llave de acceso entras sin contraseña, usando la huella, el rostro o el PIN de tu dispositivo (Face ID, Touch ID, Windows Hello o una llave de seguridad). Tu contraseña sigue funcionando.
Guardar una llave de acceso
- Abre Mis preferencias desde el menú.
- En Llaves de acceso (passkeys), toca Guardar una llave de acceso en este dispositivo.
- Confirma con la huella, el rostro o el PIN.
La próxima vez, en la pantalla de inicio de sesión toca Iniciar sesión con llave de acceso.
Desde la misma tarjeta puedes Renombrar o Eliminar cada llave y ver cuándo se usó por última vez.
Consejo: guarda una llave en cada dispositivo que uses a diario (computadora de la clínica, tablet y teléfono). Si pierdes un dispositivo, elimina su llave.
Entrar con Google o Apple
En la pantalla de inicio de sesión puedes usar Continuar con Google o Continuar con Apple, si están disponibles. Una cuenta de Google o Apple solo se une a una cuenta existente de Tooth Buddy cuando el proveedor confirma que el correo está verificado.
Correo verificado para el portal del paciente
Un paciente solo ve su expediente en el portal después de confirmar que su correo es suyo. Así nadie puede ver los datos de otra persona solo por registrarse con su correo. Ver Portal del paciente.
Los expedientes no se borran
Los expedientes clínicos deben conservarse por ley (por ejemplo, la NOM-004 en México), así que en Tooth Buddy nadie de la clínica puede borrar a un paciente directamente.
Solicitar la eliminación de un paciente
Si un paciente lo pide por escrito, o se trata de un duplicado:
- Abre el expediente del paciente y toca Solicitar eliminación.
- Elige un motivo y escribe los Detalles (mínimo 10 caracteres).
- Confirma que entiendes lo que se borrará y toca Enviar solicitud.
El equipo de Tooth Buddy revisa la solicitud y te avisa por correo de la decisión. Mientras está en revisión, verás Solicitud de eliminación en revisión por Tooth Buddy y puedes Cancelar solicitud.
Si se aprueba:
- Duplicado o creado por error: se borran la ficha, las citas, los tratamientos, los planes, el odontograma, los consentimientos, los documentos y las radiografías. Los registros de cobro se conservan sin su nombre, para la contabilidad.
- A petición del paciente y los demás motivos: el expediente se bloquea. Nadie de tu equipo lo vuelve a ver, se conserva los 5 años desde su último acto clínico que pide la NOM-004 y después se elimina solo. Ver Derechos ARCO de tus pacientes.
Quién puede: solo el Propietario(a) puede solicitar la eliminación de un paciente.
Consejo: si el problema son pacientes duplicados, usa mejor Combinar duplicados en Pacientes. Ver Traer tus pacientes.
Cerrar sesión en los demás dispositivos
Si dejaste tu sesión abierta en otra computadora o perdiste un teléfono, entra a Mis preferencias → Verificación en dos pasos y pulsa Cerrar sesión en los demás dispositivos: todas las demás sesiones se cierran y la tuya sigue abierta. Cambiar tu contraseña o activar la verificación en dos pasos también cierra las sesiones anteriores. Las sesiones duran 14 días y se cierran solas tras 8 horas sin usarse.
Cambios hechos por el soporte de Tooth Buddy
El equipo de Tooth Buddy solo puede agregar a alguien a tu equipo, pasar la clínica a otro dueño o cambiar el correo de acceso de alguien de tu equipo con el código de soporte que generas en Soporte → Acceso de soporte. Cada vez que lo hace, el dueño recibe un aviso y un correo con el motivo; si cambia un correo de acceso, la dirección anterior también recibe un aviso y esa cuenta vuelve a iniciar sesión.